ในการจัดทำระบบสำนักงานอัตโนมัติจะมีทั้งผลดีและผลเสีย
ซึ่งผู้บริหารจะต้องพิจารณาผลประโยชน์ที่จะได้รับเมื่อตัดสินใจดำเนินการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
และจะต้องพยายามตระหนักถึงปัญหาและหนทางแก้ไขไว้ล่วงหน้า
ข้อดี
- ประหยัดสถานที่จัดเก็บเอกสาร
- เพิ่มความสะดวก
รวดเร็ว ในการจัดเก็บ รวบรวมค้นคว้าข้อมูล
- ลดขั้นตอน/เจ้าหน้าที่ในการจัดการสืบค้นสำเนา
เอกสาร
- ลดภาระในการเดินทาง
- ลดปัญหาการจัดทำ
จัดเก็บ เอกสารซ้ำซ้อน
- สามารถช่วยในการตรวจสอบ
ติดตาม สั่งงาน ได้สะดวกรวดเร็ว
- ป้องกันการทุจริต
- ช่วยสอบทานเอกสาร
- ได้ข้อมูลรวดเร็ว
- ข้อมูลที่ได้มีความถูกต้องมากขึ้น
- เพิ่มประสิทธิภาพด้านการติดต่อสื่อสาร
ข้อเสีย
- การพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติต้องเกี่ยวข้องกับบุคคล/หน่วยงาน
และฝ่ายการประสานงานประสานข้อมูล โดยส่วนรวมค่อนข้างยากและใช้เวลานาน
- การพัฒนาระบบต้องใช้เวลาอันยาวนาน
- ต้องใช้เงิน
งบประมาณ อย่างต่อเนื่องและยาวนาน
- ข้อมูลบางส่วนกระจายไปอยู่ที่หน่วยงานต่างๆ
เป็นเป้าหมายต่อการโจมตีเพื่อล้วงความลับ
- ระบบการทำงานในระบบสำนักงานอัตโนมัติ
จะเปลี่ยนวิถีการปฏิบัติงานไปสู่วิธีการใหม่อาจต้องมีการฝึกอบรมความรู้บุคคลากรเปลี่ยนตำแหน่งงานต้องใช้เวลาในการนำเสนอเพื่อให้บุคคลากรยอมรับนานยิ่งขึ้น
อนาคตของระบบสำนักงานอัตโนมัติ
การสื่อสารข้อมูลเป็นหัวใจสำคัญส่วนหนึ่งของการพัฒนาประเทศ
ประเทศที่พัฒนาแล้วจะต้องมีพื้นฐานของการบริการด้วยสื่อสารโทรคมนาคมอย่างดี
เป็นที่น่ายินดีที่ความก้าวหน้าทางด้านสื่อสารโทรคมนาคมในประเทศไทยกำลังจะก้าวไปข้างหน้า
ถึงแม้ว่าการให้บริการด้านนี้ยังมีราคาแพงเมื่อเทียบกับพื้นฐานของธุรกิจด้านอื่นๆ
ปัจจุบันมีการเพิ่มเครือข่ายบริการสาธารณะเกิดขึ้นหลายอย่าง เช่น
ดาต้าเนตเป็นเรื่องของการนำข้อมูลผสมเข้ากับช่องสัญญาณเสียง (data
over voice) ทำให้การสื่อสารข้อมูลผ่านไปในชุมสายขณะใช้โทรศัพท์ได้
มีเครือข่ายผ่านดาวเทียมของบริษัทสามารถวิศวกรรม และประเทศไทยก็จะมีการส่งดาวเทียมของตนเองที่เรียกว่า
Thaisat ขึ้นในอีกไม่กี่ปีข้างหน้าบริการของการสื่อสารข้อมูลได้เป็นอย่างดี
ผู้ใช้มีความต้องการช่องสื่อสารทั้งเสียงและข้อมูลอีกมาก
และเชื่อแน่ว่าสองล้านเลขหมายที่เพิ่มขึ้นในกรุงเทพฯ ก็ยังไม่พอเพียงต่อการใช้งาน
การจัดการให้เป็นระบบสำนักงานอัตโนมัติจึงต้องเริ่มทั้งเครือข่ายภายในและเชื่อมโยงกับเครือข่ายภายนอก
จากการที่อุปกรณ์คอมพิวเตอร์มีประสิทธิภาพสูงขึ้น
มีราคาถูกลงการขยายตัวของการใช้งานจะเป็นแรงผลักดันให้ระบบสำนักงานอัตโนมัติเกิดขึ้นเองได้อย่างแน่นอน
เพราะธุรกิจจะต้องแข่งขันกัน ผู้ที่มีข้อมูลข่าวสารพร้อม
และรวดเร็วจะเป็นผู้อยู่รอดในสังคมยุคข่าวสารข้อมูลต่อไป
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น