การประยุกต์ใช้

การประยุกต์ใช้งานของระบบสำนักงานอัตโนมัติ

การประยุกต์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในงานสำนักงาน

1. เครื่องจักรอุปกรณ์หรือฮาร์ดแวร์  เครื่องจักรอุปกรณ์เกี่ยวข้องกับโครงสร้างขององค์การในทุกระดับ  เพราะเกี่ยวข้องกับการทำงานของบุคลากรในทุกระดับ

          1.1 ระดับบุคคล  ฮาร์ดแวร์ใช้งานในระดับบุคคล ได้แก่ ระบบโทรศัพท์ โทรสาร คอมพิวเตอร์ส่วนตัว การใช้อุปกรณ์ต่างๆ เหล่านี้มีบทบาทสำคัญต่อการดำเนินงานในระดับบุคคลมาก

          1.2 ระดับกลุ่ม  เมื่อมีการทำงานเป็นกลุ่ม เป็นแผนก เป็นกอง เป็นฝ่าย การดำเนินการร่วมกันจึงต้องอาศัยเครื่องจักรอุปกรณ์ช่วย มีการติดต่อสื่อสารกันภายในกลุ่ม ปัจจุบันมีการสร้างข่ายงานบริเวณเฉพาะที่หรือแลน (Local Area Network, LAN)

          1.3 ระดับองค์การ  มีการสร้างเครือข่ายร่วมกันโดยเชื่อมโยงระดับกลุ่ม แต่ละกลุ่มเข้าด้วยกัน มีการวางเครือข่ายในรูปแบบเป็นเครือข่ายขนาดใหญ่ที่เรียกว่า ข่ายงานบริเวณวิทยาเขต (campus area network) หรือเอนเตอร์ไพรส์เน็ตเวอร์ก (enterprise network)  เพื่อรองรับการทำงานของทั้งองค์การ

2. ซอฟต์แวร์  ที่ใช้เกี่ยวข้องกับการทำงานในองค์การทุกระดับ

           2.1 ระดับบุคคล ซอฟต์แวร์ระดับบุคคลส่วนใหญ่เป็นโปรแกรมสำเร็จรูป ได้แก่ โปรแกรมประมวลคำ โปรแกรมตารางทำการ โปรแกรมนำเสนอผลงาน โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล  เป็นต้น

           2.2 ระดับกลุ่ม ผู้ผลิตซอฟต์แวร์หลายบริษัทเน้นซอฟต์แวร์ให้ใช้งานเป็นกลุ่ม เพื่อสร้างกลุ่มงานตามโครงสร้างการเชื่อมฮาร์ดแวร์แบบแลน ซอฟต์แวร์เหล่านี้ทำให้ผู้ที่อยู่ในกลุ่มงานสามารถทำงานร่วมกัน ติดต่อสื่อสารถึงกัน ส่งผ่านข้อมูลและดูแลจัดการข้อมูลข่าวสารภายในกลุ่ม

  2.3 ระดับองค์การ โดยทั่วไปการใช้งานระดับองค์การจะมีรูปแบบที่ทำงานร่วมกัน แต่ต่างมุมมองในเรื่องข้อมูล เช่น การจัดการฐานข้อมูล ผู้บริหารสามารถดูรายงานสรุปในระดับบริหารด้วยระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการขององค์การ ฝ่ายปฏิบัติการดูแลข้อมูลเฉพาะที่ตนเองเกี่ยวข้องจากระบบประมวลผลรายการ

3. ข้อมูลข่าวสาร

ข้อมูลข่าวสารสามารถแบ่งระดับการใช้งานให้ตรงกับวัตถุประสงค์การทำงานแต่ละส่วนขององค์การ เช่น ในระดับบุคคลมีการใช้ข้อมูลข่าวสารในการประมวลผล ส่วนในระดับกลุ่มมีการสร้างฐานข้อมูลเฉพาะงาน ในระดับองค์การมีการวางโครงสร้างของข้อมูลข่าวสารเพื่อใช้งานร่วมกันทั้งองค์การ มีการสร้างฐานข้อมูลกลาง

4. บุคลากร

ภายในองค์การต้องมีการเตรียมการบุคลากรให้รองรับการใช้งาน โดยเน้นการวางแผนการฝึกอบรมให้พนักงานได้เรียนรู้การใช้เทคโนโลยี และซอฟต์แวร์ต่างๆ ในระดับกลุ่ม  พนักงานทุกคนต้องเรียนรู้และเข้าใจการทำงานร่วมกันในกลุ่ม  เข้าใจการประสานงานและการใช้งานร่วมกัน เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานในกลุ่มของตนเอง

ลักษณะของการประยุกต์ระบบสำนักงานอัตโนมัติจากทรัพยากรที่มีอยู่

1. การสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับองค์การ

มูลค่าเพิ่ม (value added)  เป็นตัวสำคัญที่จะสร้างคุณค่าเพิ่มเติมจากสิ่งที่มีอยู่แล้วให้มีมูลค่าเพิ่มขึ้นโดยการลงทุนที่ใส่เข้าไปอาจจะไม่มากมายในแง่ของตัวเงิน แต่ต้องใช้เทคนิควิธีการพิเศษ ใช้ความรู้ความสามารถที่สั่งสมไว้ การเพิ่มมูลค่าเพิ่มจึงเป็นหัวใจที่จะทำให้ธุรกิจและองค์การได้ประโยชน์เพิ่มขึ้น โดยการลงทุนหรือการใช้แรงงานน้อยลง

2. การประยุกต์ระบบสำนักงานอัตโนมัติจากทรัพยากรที่มีอยู่

การใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ในองค์การจึงจัดดำเนินการให้เพิ่มคุณค่าได้สามระดับ คือระดับบุคคล ระดับกลุ่ม และระดับองค์การ

2.1 ระดับบุคคล ในระดับบุคคลมีการวางโครงสร้างเพื่อรองรับการใช้งานระดับบุคคลให้ดีขึ้น มีการ   ฝึกอบรมให้มีความรู้ความสามารถในการใช้งานคอมพิวเตอร์ส่วนตัว โดยเฉพาะงานต่างๆ  ดังนี้

2.1.1 งานด้านเอกสาร

2.1.2 งานคำนวณด้วยตารางทำการ

2.1.3 การสร้างรายงานและการนำเสนอผลงานด้วยโปรแกรมนำเสนอ

2.1.4 การจัดการข้อมูล

2.1.5 โปรแกรมระบบสื่อสาร

2.2 ระดับกลุ่มและระดับองค์การ การทำงานในระดับกลุ่มส่วนใหญ่เป็นงานที่ตอบสนองงานในหน้าที่หลัก เช่น งานทางด้านบัญชี การเงิน การผลิต การขาย มีการวางเป็นเครือข่ายเพื่อทำงานร่วมกัน ลักษณะงานดังกล่าวทำให้ผู้ร่วมงานได้ประโยชน์ร่วมกันดังนี้

2.2.1 งานติดต่อสื่อสาร

2.2.2 การใช้ทรัพยากรร่วมกัน

2.2.3 การใช้ข้อมูลร่วมกัน

การใช้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์

ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์หรืออีเมล์ (electronic mail,e-mail)  เป็นระบบสื่อสารข้อความที่มีลักษณะเหมือนการส่งจดหมายทั่วไป  แต่ข้อความหรือจดหมายนั้นเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ และส่งผ่านทางเครือข่ายคอมพิวเตอร์ มีการรับส่งอย่างอัตโนมัติ

1. ลักษณะการใช้งานอีเมล์ในองค์การเพื่องานสำนักงานอัตโนมัติ

การใช้งานอีเมล์ในองค์การมี 2 วิธี คือ แบบออนไลน์และออฟไลน์  ดังนี้

1.1 วิธีการแบบออนไลน์  ผู้ใช้ใช้คอมพิวเตอร์ส่วนตัวที่ต่ออยู่กับเครือข่าย โดยมีโปรแกรมเชื่อมโยงไปยังเครื่องบริการที่มีตู้จดหมายของตนเองเก็บไว้ ทำการเรียกหยิบจดหมายออกมาดู มาเขียนโต้ตอบ หรือดำเนินการใดๆ กับจดหมายของตนได้

1.2 วิธีการแบบออฟไลน์  ผู้ใช้จะทำการใช้งานบนพีซีของตนเอง โดยมีโปรแกรมเมล์สำหรับเครื่องรับบริการทำงานอยู่ เมื่อต้องการอ่านเมล์จะมีการเชื่อมต่อไปยังเครื่องบริการ เพื่อคัดลอกจดหมายจากเครื่องบริการมาไว้ที่เครื่องรับบริการ  ผู้ใช้จะทำการโต้ตอบจดหมายเฉพาะทางฝั่งเครื่องบริการเท่านั้น การเชื่อมต่อจะเชื่อมต่อชั่วขณะเพื่อดำเนินงานคัดลอกหรือส่งจดหมายจากนั้นจะเลิกติดต่อ

2. การใช้ประโยชน์ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์เพื่อการเพิ่มมูลค่าให้องค์การ

ระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์มีส่วนช่วยเพิ่มให้กับการดำเนินในองค์การมากมาย  ดังนี้

2.1 ความรวดเร็วในการติดต่อสื่อสาร

2.2 การบริการทางอีเมล์  เป็นช่องทางที่ทำให้บริการขององค์การกว้างขวางขึ้น

2.3 การลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินการ

2.4 การบริหารงานในองค์การใช้หลักการไม่ประสานเวลาได้ดีขึ้น

2.5 ความสัมพันธ์ของบุคลากรในองค์การดีขึ้น

การจัดลำดับงานและการนัดหมาย

โปรแกรมสำเร็จรูปในเรื่องการจัดลำดับงาน และการนัดหมายใช้งานบนเครือข่ายภายในองค์การ โปรแกรมเหล่านี้เน้นใช้งานได้ตั้งแต่ระดับบุคคล ระดับกลุ่ม หรือใช้ร่วมกันทั้งองค์การ โปรแกรมสามารถทำได้ทั้งการเก็บรวบรวมกำหนดการนัดหมายต่างๆ ของบุคคลเอาไว้ มีปฏิทินให้ใช้งาน และสามารถแสดงสมุดวางแผนงานประจำวัน  ช่วยให้มีการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและร่วมงานกับผู้อื่นได้ดี

1. การสร้างและตรวจสอบการนัดหมาย

2. การกำหนดการและเชิญประชุม

3. การเตือนกำหนดการนัดหมาย

4. การจัดลำดับความสำคัญของงาน

การประกาศแจ้งข้อความด้วยกระดานข่าว

 กระดานข่าวเป็นกระดานที่เปิดให้ผู้อื่นสามารถเข้ามาอ่านข่าวสารได้ รูปแบบของกระดานข่าวที่ใช้ในองค์การมีหลายรูปแบบ มีโปรแกรมในลักษณะกระดานข่าวหลากหลายแบบ  แต่ทุกแบบมีลักษณะในการแจ้งข่าวและรับข่าวสารจากผู้ที่จะนำมาประกาศแจ้งข้อความ

1. กระดานข่าวยูสเน็ตนิวส์

 กระดานข่าวยูสเน็ตนิวส์ เป็นกระดานข่าวที่มีผู้พัฒนามานานแล้ว พัฒนาขึ้นมาใช้กับอินเทอร์เนต แต่ต่อมามีผู้นำมาใช้เป็นกระดานข่าวในองค์การของตนในรูปแบบที่ใช้เฉพาะกับอินทราเน็ต คือใช้เฉพาะในองค์การของตนเท่านั้น การใช้กระดานข่าวนี้มีประโยชน์ต่อองค์การมาก เพราะบางองค์การพนักงานอยู่กันคนละที่หรือต้องปฏิบัติภารกิจนอกที่ทำงานทุกวัน สามารถติดต่อเข้ามาทางเครือข่ายคอมพิวเตอร์เพื่อดูข่าวสารต่างๆ ได้ตลอดเวลา

2. กระดานเว็บหรือเว็บบอร์ด

จุดอ่อนของยูสเน็ตนิวส์คือ มีความยุ่งยากในการเขียนข่าวในลักษณะที่เป็นภาพ หรือมีลักษณะมัลติมีเดีย จึงมีผู้พัฒนาระบบกระดานที่ผู้ติดข่าวสามารถให้ข่าวสารในลักษณะข้อความ พร้อมรูปภาพ หรือองค์ประกอบอื่นร่วมก็ได้ โดยการแจ้งความข่าวสารนี้กระทำบนโปรแกรมค้นผ่านหรือเบราเซอร์ (browser)  เพื่อส่งข่าวสารไปเก็บไว้ยังเว็บของเครื่องบริการ ข่าวสารที่เขียนลงไปบนเว็บบอร์ดนี้ เป็นข่าวสารที่ใช้ร่วมกันบนเครือข่ายเวิรลด์ ไวล์ เว็บจึงทำให้ผู้เรียกใช้ง่ายและสะดวกในการเรียกดูข่าวสาร

3. ประโยชน์ที่ได้จากกระดานข่าว

- ใช้กระดานประกาศ แจ้งข้อความสาธารณะ

- ใช้เป็นเวทีแสดงความคิดเห็น แลกเปลี่ยนความคิดเห็น หรือรับฟังความคิดเห็น

- ช่วยให้ผู้ทำงานที่อยู่ห่างไกลสามารถส่งข้อความถึงกัน  และช่วยกันดำเนินการบางอย่างได้

- เพิ่มคุณค่าการใช้งานให้กับองค์การ

การใช้ข้อความหลายมิติในงานสำนักงานอัตโนมัติ

 เว็บเพจ  คือข้อมูลที่เก็บด้วยหลักการของข้อความหลายมิติ และเชื่อมโยงข้อมูลเป็นเครือข่าย เรียกเครือข่ายข้อมูลบนอินเทอร์เน็ตนี้ว่า เวิรลด์ ไวล์ เว็บ (World Wide Web, WWW)

1. การใช้ข้อความหลายมิติเป็นโฮมเพจส่วนบุคคล

การสร้างโฮมเพจส่วนตัวเป็นวิธีการที่จะทำให้บุคลากรทุกคนสามารถหาที่อยู่ภายในไซเปอร์สเปซ เพื่อประโยชน์ในการดำเนินธุรกิจต่างๆ ผ่านทางโฮมเพจ และเป็นการแนะนำตัวเอง

2. การใช้โฮมเพจหน่วยงานแนะนำองค์การและประชาสัมพันธ์

โฮมเพจขององค์การจะให้ข้อมูลเกี่ยวกับองค์การที่เรียกว่า ข้อมูลย่อขององค์การ (company profile)  มีการให้รายละเอียดสินค้าที่ผลิตหรือข้อมูลการดำเนินงานต่างๆ เพื่อการประชาสัมพันธ์องค์การ

3. การใช้โฮมเพจในการโฆษณาขายสินค้าและรับส่งสินค้า

ปัจจุบันมีการทำธุรกิจผ่านทางด้านโฮมเพจเหล่านี้เป็นจำนวนมาก เกิดสภาพการทำธุรกิจบนเครือข่ายที่แพร่หลายเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว

การติดต่อสื่อสารระหว่างบุคคล

1. การประยุกต์สื่อสารทางเสียง

ระบบสื่อสารทางเสียงที่รู้จักกันดีคือ ระบบโทรศัพท์ การติดต่อสื่อสารภายในองค์การ จะมีระบบสื่อสารภายในที่เป็นตู้สาขาอัตโนมัติหรือพีเอบีเอกซ์ (Private Automatic Branchch Exchange, PABX)  เป็นชุมสายโทรศัพท์ภายในองค์การ ปัจจุบันเทคโนโลยีทางด้านตู้สาขาอัตโนมัติพัฒนาไปมาก ใช้เทคนิคทางด้านดิจิทัลทำให้สามารถเชื่อมโยงกับชุมสายโทรศัพท์สาธารณะได้อย่างดี

การติดต่อทางเสียงมีแนวโน้มที่จะพัฒนาให้ก้าวหน้า และสะดวกยิ่งขึ้น ดังจะเห็นได้จากการที่มีระบบโทรศัพท์ไร้สายส่วนบุคคลหรือพีซีที (Personal Communication Telephone, PCT) ระบบโทรศัพท์เคลื่อนที่แบบรังผึ้งหรือเซลลูล่าโฟน (cellular mobile phone) หรือระบบโทรศัพท์มือถือ

2. การเชื่อมโยงระบบโทรศัพท์กับเครือข่ายคอมพิวเตอร์

การพัฒนาการทางเทคโนโลยีสามารถนำสัญญาณเสียงที่ใช้ในระบบโทรศัพท์ให้เป็นกลุ่มข้อมูล (package) ขนาดเล็กและใช้งานร่วมกับเครือข่ายคอมพิวเตอร์ได้ การใช้สัญญาณเสียงเป็นกลุ่มข้อมูลเล็กๆ นี้ จะทำให้ระบบการสื่อสารด้านโทรศัพท์ใช้งานบนเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ทำให้การผนวกกันระหว่างข้อมูลกับเสียงเป็นไปได้มาก

3. การประชุมและระบบการประชุมทางวีดิทัศน์

การติดต่อสื่อสารระหว่างบุคคลในลักษณะการประชุมทางวีดิทัศน์และการประชุมบนเครือข่ายทำให้เกิดสภาพการเปลี่ยนแปลงการทำงานในองค์การได้มาก  เพราะสามารถลดระยะเวลาในการทำงาน และลดระยะทางขององค์การลงได้มาก สภาพการดำเนินงานในองค์การจึงต้องปรับเปลี่ยนการบริหารและการจัดการ โดยเน้นโครงสร้างของข้อมูลข่าวสารที่จะเข้ามามีส่วนช่วยในการดำเนินการ  เพื่อการแข่งขันที่นับวันจะต้องแข่งขันกันมากขึ้นและรุนแรงขึ้น

กรณีศึกษาในการประยุกต์ระบบสำนักงานอัตโนมัติ

ตัวอย่างการประยุกต์ใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติในงานด้านธุรกิจ

ตัวอย่างการประยุกต์ใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติในงานด้านธุรกิจ มีการพัฒนาระบบการทำงานและสร้างระบบเครือข่ายต่างๆ ภายในองค์การให้เชื่อมโยงกัน ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายขาย ฝ่ายการเงิน ฝ่ายบัญชี ฝ่ายจัดซื้อ หรือกองกลาง เพื่อทำให้กระบวนการทำงานและกระบวนการรับส่งเอกสารระหว่างกันภายในองค์การเป็นไปโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะทำให้สามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานขององค์การได้  นอกจากนั้นองค์การสามารถผนวกและเพิ่มเติมระบบงานต่างๆ เช่น การรับส่งไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ การติดต่อสื่อสารระหว่างบุคคลภายในองค์การ การแจ้งข้อความภายในองค์การ การติดต่อกับหน่วยงานภายนอกองค์การ เป็นต้น เพื่อทำให้เกิดระบบสำนักงานอัตโนมัติในองค์การที่สมบูรณ์มากยิ่งขึ้น

การแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์

 การแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์หรืออีดีไอ (Electronic Data Interchange, EDI)  เป็นการดำเนินการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันทางอิเล็กทรอนิกส์  โดยมีเป้าหมายที่จะรับส่งข้อมูลระหว่างองค์การ  โดยข้อมูลทั้งหมดจะรับส่งกันทางสัญญาณอิเล็กทรอนิกส์  โดยไม่ต้องมีการแก้ไขระบบการจัดการข้อมูลภายในของตน

การส่งผ่านข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ให้ข้อดีมากมาย  เพราะในปัจจุบันองค์ส่วนใหญ่หันมาใช้ระบบคอมพิวเตอร์ช่วยในการจัดการข้อมูลภายในองค์การ  ดังนั้น ข้อมูลที่อยู่ในระบบสามารถส่งออกได้ทันที  โดยไม่ต้องป้อนหรือพิมพ์ออกมาใหม่  อีกทั้งยังไม่ต้องเสียเวลาในการจัดส่งเพราะส่งเป็นอิเล็กทรอนิกส์ ทำให้ไม่ต้องส่งแบบที่เป็นกระดาษ ผู้รับข้อมูลก็นำข้อมูลไปประมวลผลอย่างอัตโนมัติได้เช่นกัน

ตัวอย่างการแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการจัดซื้อสินค้า

 พิจารณาองค์การหนึ่งมีแผนกจัดซื้อที่ต้องการติดต่อกับร้านค้าหรือผู้ขายสินค้า การดำเนินการแบบเดิมจะมีการเตรียมเอกสารต่างๆ หลายขั้นตอน  มีการส่งเอกสารระหว่างกันที่เกิดขึ้นคงต้องใช้เวลาหลายวัน หากเปลี่ยนรูปแบบการทำงานโดยหันมาใช้ระบบข้อมูลที่เป็นอิเล็กทรอนิกส์  และจัดแลกเปลี่ยนข้อมูลกับแบบอิเล็กทรอนิกส์ การดำเนินการเชื่อมต่อกันระหว่างผู้ซื้อ และผู้ขายสามารถทำให้วงรอบการดำเนินการเสร็จสิ้นอย่างรวดเร็ว