เครือข่ายภายในสำนักงาน

เครือข่ายภายในสำนักงานอัตโนมัติ

ภายในสำนักงานอัตโนมัติที่เกิดขึ้นในปัจจุบันจะมีทั้งการสื่อสารด้วยเสียง ข้อมูลภาพระบบภายในที่มีการสื่อสารด้วยเสียง จึงมักใช้ชุมสายแบบเซอร์กิตสวิตชิ่ง เช่น  PABX  ดังนั้นจึงพ่วงการสื่อสารข้อมูลเข้าไปด้วย ด้วยการต่อเชื่อม  เช่น  เทอร์มินัลคอมพิวเตอร์เข้ากับมินิคอมพิวเตอร์หรือเมนเฟรม การใช้วงจรจะเชื่อมต่อเพื่อส่งผ่านข้อมูลถึงกัน อย่างไรก็ดี ภายในสำนักงานก็จำเป็นต้องมีการเชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์ในลักษณะแลน การเชื่อมต่อแบบแลนเป็นการนำอุปกรณ์หลาย ๆ แบบต่อเข้าสู่โครงข่ายเดียวกัน เพื่อเพิ่มคุณค่าของระบบทำให้การส่งผ่านข้อมูลระหว่างกันทำด้วยความรวดเร็วสูงมาก ผู้ใช้งานสามารถโต้ตอบกันเสมือนเวลาจริง  การใช้แลนจึงมีบทบาทที่สำคัญเพิ่มขึ้น  และมีผู้นิยมใช้ในสำนักงานต่อไป  ภายในสำนักงานจำเป็นต้องมีการเชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์ในลักษณะแลน

แพ็กเกจ-สวิตชิ่งเป็นบริการเครือข่ายสาธารณะ

เพื่อให้การใช้งานในรูปแบบเครือข่ายมีประสิทธิภาพ และทุ่นค่าใช้จ่าย จึงจำเป็นต้องมีหน่วยงานกลางลงทุนให้ และแบ่งงานร่วมกัน ระบบแพ็กเกต-สวิตชิ่งจึงเป็นระบบที่เรียกได้ว่าเป็นบริการสาธารณะปัจจุบัน การสื่อสารแห่งประเทศไทยเปิดบริการเครือข่ายเชื่อมโยงผ่านแพ็กเกข-สวิตชิ่งที่ใช้ชื่อว่า ไทยแพ็ก การบริการผ่านไทยแพ็กจะมีค่าบริการถูกกว่าการใช้เซอร์กิตสวิตชิ่งขององค์การโทรศัพท์ เพราะหากใช้บริการระยะทางไกล อัตราค่าโทรศัพท์จะทวีตามอัตราทางไกล แต่หากผ่านไทยแพ็กจะคิดตามปริมาณการรับส่งข้อมูลจริง

การออกแบบระบบเครือข่ายสำหรับสำนักงานอัตโนมัติ

หากเป็นองค์กรขนาดเล็ก ความสำคัญของเครือข่ายจะลดลงเพราะองค์กรอาจเลือกระบบ PABX และ LAN ประกอบร่วมกันใช้งานภายใน และต่อเชื่อมกับภายนอกผ่านเครือข่ายบริการสาธารณะ เช่น ขององค์การโทรศัพท์หรือของการสื่อสาร ตลอดจนบริการของเอกชนที่กำลังให้เปิดบริการในขณะนี้อีกหลายเครือข่าย สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ระบบเครือข่ายภายในเป็นเรื่องสำคัญ การวางเครือข่ายภายในหรือที่เรียกว่า backbone เป็นเรื่องที่ทำให้ข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ ถึงกันได้ รูปที่ 5 เป็นตัวอย่างการวางโครงข่ายหลักขององค์กรขนาดใหญ่ที่ต้องการเชื่อมโยงข้อมูลภายในหลาย ๆ แผนเข้าด้วยกัน โดยมีหน่วยงานกลางหรือศูนย์คอมพิวเตอร์เป็นแหล่งเก็บรวบรวมข้อมูลสำหรับการบริหาร ศูนย์คอมพิวเตอร์จึงเสมือนเป็นศูนย์กลาง ซึ่งแต่เดิมจะแตกกระจายเชื่อมโยงกับศูนย์คอมพิวเตอร์ขององค์กรแบบรูปดาว คือแตกกระจายเทอร์มินัลออกไป แต่ในปัจจุบันมีการวางสายเพื่อเป็นถนนให้กับข้อมูลที่เรียกว่า backbone ถนนข้อมูลเหล่านี้จะทำหน้าที่เป็นถนนสายหลักสำหรับข้อมูล ซึ่งจำเป็นต้องให้ข้อมูลวิ่งผ่านถนนด้วยความเร็วเหมือนถนนเชื่อมระหว่างจังหวัด

รูปที่ 6 การวางถนนข้อมูลสายหลัก

ในแต่ละแผนกจะมีถนนสายย่อยของตนเอง เช่น เป็นระบบแลน  มีจำนวนสถานีหลายๆ สถานี  แต่ละสถานีเชื่อมต่อถึงกัน  มีการส่งผ่านข้อมูลต่างๆ เข้าหากันได้  และส่งข้อมูลออกถนนสายหลักไปยังแผนกต่างๆ หรือศูนย์คอมพิวเตอร์กลางได้  การขยายเครือข่ายจะทำได้ง่าย  ด้วยเหตุนี้เองจึงให้ข้อเด่นที่แต่ละหน่วยงานจะดูแลสถานีของตนเอง และสามารถลงทุนขยายระบบตามความจำเป็น  คอมพิวเตอร์หลักก็ไม่จำเป็นต้องมีขีดความสามารถประมวลผลสูงมาก  เพราะการประมวลผลกระทำแบบกระจาย แต่ต้องมีขีดความสามารถในการเก็บข้อมูลได้มาก เราจึงเรียกว่า ไฟล์เชิร์ฟเวอร์  โครงข่ายการวางถนนหลักจึงทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์มีขนาดเล็กลง  ลงทุนน้อยลง ดูแลง่ายขึ้น จึงมีผู้เรียกระบบลักษณะนี้ว่า down sizing  ซึ่งเป็นการลดขนาดเมนเฟรมในอดีตลงมา โดยที่ประสิทธิภาพการทำงานต่างๆ ยังทำได้ดี  และที่สำคัญคือ เชื่อมโยงให้เป็นระบบสำนักงานอัตโนมัติได้อีกด้วย  การวางถนนข้อมูลสายหลักจะต้องดูพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ เพื่อว่าการลงทุนวางสายจะสิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายน้อยลง หากต้องการให้มีเส้นทางถนนสำรองเพื่อเพิ่มความเชื่อถือได้ของระบบ ก็จะต้องเลือกเส้นทางสำรอง นอกจากนี้ยังต้องดูความหนาแน่นของการใช้ข้อมูลเพื่อทำให้ถนนข้อมูลไม่แออัด ทำให้ประสิทธิภาพลดลง Email  เป็นตัวอย่างของการใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติ อิเล็กทรอนิกส์เมล์ หรือ อีเมล์ เป็นตัวอย่างการประยุกต์ที่ใช้งานกันอย่างแพร่หลายในต่างประเทศ ปัจจุบันเราสามารถส่งข่าวสารถึงกันผ่านทางอีเมล์ได้ง่าย บนนามบัตรของชาวต่างประเทศที่ได้รับมา ขณะนี้จะเห็นแอดเดรสของอีเมล์เพิ่มขึ้นจากหมายเลขโทรศัพท์ และแฟกซ์ การเชื่อมเครือข่ายต่างๆ เข้าถึงกัน ทำให้การส่งข่าวสารตามแอดเดรสดังกล่าวเป็นไปได้ ผู้ส่งเพียงจ่าหน้าตามแอดเดรสแล้วส่งผ่านบริการสาธารณะ  ส่วนของบริการสาธารณะนั้นจะต้องมีข้อตกลงส่งออกผ่านไปยังเครือข่ายอื่นส่งต่อๆ กันไปจนถึงปลายทาง แต่สำหรับภายในองค์กรเดียวกัน หากมีการพาโครงข่ายไว้แล้วก็จะมีการกำหนดแอดเดรสภายในกันได้ ระบบซอฟต์แวร์ที่มีอยู่ในระบบสื่อสารข้อมูลจะเป็นตัวจัดการรับส่งจดหมาย หรือข้อความเหล่านี้ถึงกัน  ทำให้การส่งเอกสารข้อมูล ข้อความเป็นไปด้วยความรวดเร็วและง่ายดาย

ตัวอย่างโปรแกรมของระบบสำนักงานอัตโนมัติ

PRAXTICOL คือโปรแกรมสำนักงานอัตโนมัติ (e-office)  ที่ประกอบด้วยระบบ Workflow, ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ระบบจัดเก็บและค้นหาเอกสาร และระบบประชุมอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเป็นระบบที่สนับสนุนการลดประมาณการใช้กระดาษ ให้น้อยลง เน้นการทำงานที่เกี่ยวข้องกับการรับ-ส่งเรื่องตลอดจนการจัดเก็บและค้นหาข้อมูลเอกสารสำคัญอื่นๆ ในองค์กรให้มีการจัดเก็บที่มีประสิทธิภาพ ค้นหาได้ถูกต้องและรวดเร็ว

PRAXTICOL เป็นระบบที่สนับสนุนการทำงานของอุปกรณ์ชนิดต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ อาทิเช่น เครื่องสแกนเนอร์ เครื่องพิมพ์ เครื่องยิงและพิมพ์บาร์โค้ด กล้องดิจิตอล  เป็นต้น

             PRAXTICOL คือโปรแกรมระบบงาน ซึ่งสนับสนุนการทำงานที่เกี่ยวเนื่องกับเอกสาร ข้อมูล ทรัพยากรและการแลกเปลี่ยนข้อมูลภายในองค์กร เพื่อช่วยให้การทำงานของคุณมีประสิทธิภาพเพิ่มมากยิ่งขึ้น

• PRAXTICOL ประกอบด้วยระบบงานส่วนต่างๆ ซึ่งทำงานสัมพันธ์กันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• เป็นระบบที่สนับสนุนการทำงานของอุปกรณ์ชนิดต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ อาทิเช่น เครื่องสแกนเนอร์ เครื่องพิมพ์ เครื่องยิงและพิมพ์บาร์โค้ด  กล้องดิจิตอล   เป็นต้น
• ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อรองรับองค์กรขนาดเล็ก กลาง จนกระทั่งขนาดใหญ่
• ถูกพัฒนาขึ้นมาด้วยทีมงานคนไทย 100 %
•  สามารถลดการใช้งานกระดาษภายในองค์กร
• สามารถเพิ่มประสิทธิภาพ ความถูกต้อง ความรวดเร็ว และความปลอดภัยในการใช้ข้อมูลและทรัพยากรต่างๆขององค์กร
• สามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดเก็บและสืบค้นเอกสาร รวมถึงข้อมูลประเภทต่างๆ
• สามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการรับส่ง และแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารระหว่างบุคลากร
• สามารถสร้างระเบียบในการจัดการเอกสาร ข้อมูล และทรัพยากรต่างๆ ขององค์กร