การพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
องค์ประกอบในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
ขั้นตอนในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
จะมีขั้นตอนคล้ายคลึงกับการพัฒนาระบบสาระสนเทศดังนี้
1.
จัดสร้างแผนความต้องการข่าวสารขององค์กรในทุกๆ ระดับ ได้แก่ TPS,
MIS, DSS, และ EIS ระบุความจำเป็นเร่งด่วนและลำดับการจัดสร้างเรียกดู แก้ไข
ลบทิ้งของสาระสนเทศแต่ละฉบับ
2.
จัดเตรียมแผนแม่บทให้สมบูรณ์ขึ้น
โดยการกำหนดระยะเวลาข่าวสารที่จะต้องพัฒนาผู้รับผิดชอบ งบประมาณ
และเป้าหมายในแต่ละขั้นตอน
3.จัดทำตาราง/ความเกี่ยวข้องข้อมูลและ/กิจกรรม
(Function
งานต่างๆ) ทั้งหมดของทุกๆ
ระบบงาน (ตามแผนแม่บทพัฒนาสารสนเทศ)
ขั้นตอนนี้เป็นตอนการศึกษาภาพรวมของเชิงตรรกของระบบงานที่พึงประสงค์ (purpose
logical model) ซึ่งจะแสดงออกมาโดย
ER Diagram OO Diagram, Software-Hardware และ people
ware specification
4.
ตัดแบ่งผังงานออกเป็นผังงานแบบย่อมๆ ในแต่ละผังงานย่อมๆ
หากยังมีระบบงานย่อยอีกให้เริ่มพัฒนาระบบงานย่อยที่จุดสร้าง เป็นข้อมูลอันดับต้น
ส่วยการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงข้อมูลจะพัฒนาในอันดับรองต่อๆ ไป
5.
ทำการปรังปรุงแผนแม่บทสาระสนเทศให้เหมาะสมเป็นไปได้ในเชิงปฏิบัติทั้งในด้านระยะเวลา
ระบบข่าวสารที่ต้องพัฒนา เวลา ผู้รับผิดชอบ และทรัพยากรที่เกี่ยวข้อง
6. จัดเตรียมทรัพยากร
บุคคล เครื่องมือ สถานที่ งบประมาณ ผู้เชี่ยวชาญ ฯลฯ ให้พร้อมที่จะตอบสนองการทำงานพัฒนาระบบข่าวสาร
7.
ดำเนินการพัฒนาระบบข่าวสารฝึกอบรมบุคลากร จัดเตรียมอุปกรณ์ สถานที่
พัฒนาทดสอบแก้ไขโปรแกรม
8.
ปรับปรุงแก้ไขระเบียบวิธีการปฏิบัติงาน
9.
พิจารณาปรับเปลี่ยนระบบงานเก่าสู่ระบบงานใหม่
10.
ประเมินผลการปฏิบัติงาน
11.
ยุติระบบงานสาระสนเทศระยะนั้นๆ พร้อมรายงานต้อผู้บริหารหน่วยงาน
12.
พิจารณาดำเนินการพัฒนาระบบข่าวสารระยะต่อไป
13. เมื่อสิ้นสุดทุกๆ
ระบบข่าวสารตามแผนงาแล้ว
ให้บันทึกสรุปผลการดำเนินงาน
14.
ปรับปรุงและบำรุงรักษาระบบข่าวสารต่างๆ
15.
ประเมินผลค่าใช้จ่าย ผลประโยชน์ ประสอทธิภาพของระบบข่าวสารทุกๆ ระยะ
ทีมงานพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
1
คณะกรรมการบริหารโครงการ มีหน้าที่
กำหนดนโยบาย วัตถุประสงค์ ขอบเขตการทำงาน จัดตั้งคณะทำงาน ฯลฯ
2 กลุ่มที่ปรึกษา มีหน้าที่ ให้คำปรึกษาแนะนำ
ให้ข้อมูลรายละเอียด
3 กลุ่มผู้สนับสนุน มีหน้าที่ และข้อเสนอแนะและแนวทาง
ให้การสนับสนุนด้านต่างๆ
4 กลุ่มคณะทำงาน
ซึ่งเป็นบุคลากรผู้ใช้และเจ้าของระบบสำนักงานอัตโนมัติ
แผนงานการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
1 แผนกลยุทธ์ เป็นแผนงานระยะยาวครอบคลุมระยะเวลา 3-5 ปี
2 แผนดำเนินการ แผนระยะสั้นใช้ระยะเวลา 1 ปี โดยกำหนดรายละเอียดของสิ่งเหล่านี้
2.1 เป้าหมาย
วัตถุประสงค์ และโครงสร้างขององค์การ
2.2
รายละเอียดความสามารถของระบบปัจจุบัน
2.3
การคาดการณ์ถึงเทคโนโลยีและวิทยาการที่จะมีผลกระทบต่อแผน
2.4
รายละเอียดกิจกรรมที่ต้องทำทั้งแผนระยะยาวและระยะสั้น
3. ข้อมูลรายละเอียดประกอบการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
ตัวอย่างเช่น ขั้นตอนการศึกษาและวิเคราะห์ระบบ
มักจะใช้จากรายงานการศึกษาความเป็นไปได้มาประกอบการดำเนินการศึกษาและวิเคราะห์ระบบฯ
4.
เครื่องมือหรือเทคนิคในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
4.1
การเขียนโฟลว์ขาร์ต เป็นเทคนิคการเขียนแผนภาพแสดงขั้นตอนการทำงานของระบบสำนักงาน ช่วยทำให้ทีมงานพัฒนาระบบฯ เกิดความเข้าใจในขั้นตอนการทำงานได้ดีขึ้น
4.2 การประมาณการ มีอยู่ 4 ชนิดคือ การมองภาพรวม การต่อรอง
การใช้ประสบการณ์ และการระดมความคิด
4.3
การทำระบบต้นแบบ เป็นเทคนิคที่ใช้ช่วยในการออกแบบระบบฯ โดยการสร้างระบบต้นแบบหรือระบบจำลองขึ้นมา เพื่อตรวจหาข้อบกพร่องและปัญหาต่างๆ
4.4
การทำระบบเพื่อนำร่อง เป็นเทคนิคที่ค่อยๆ
สร้างระบบสำนักงานอัตโนมัติจริงๆ ขึ้นมาทีละส่วน
4.5 การเขียนแบบแปลน
5.
วิธีการหรือกระบวนการในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
6. ทรัพยากรอื่นๆ เช่น
เครื่องมือ อุปกรณ์ต่างๆ ที่ใช้ในระบบ
ค่าใช้จ่ายหรือเงินลงทุน
ในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติในที่นี้จะกล่าวถึงวิธีวัฏจักรพัฒนาระบบ
(System
Development Life Cycle,SDLC)
วัฏจักรพัฒนาระบบ
ขั้นตอนที่ 1
การศึกษาและวิเคราะห์ระบบ
ขั้นตอนที่ 2
การออกแบบระบบ
ขั้นตอนที่ 3
การพัฒนาระบบและจัดเตรียมบุคลากร
ขั้นตอนที่ 4
การทดสอบระบบ
ขั้นตอนที่ 5
การติดตั้งเพื่อใช้งานระบบ
ขั้นตอนที่ 6
การปรับเปลี่ยนระบบ มีหลายวิธี แบบคู่ขนาน แบบทันทีทันใด และแบบทีละส่วนงาน
ขั้นตอนที่ 7
การประเมินผล ปรับปรุง และบำรุงรักษาระบบ
ปัญหาของการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
การพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติจะประสบปัญหา
ในหลายเรื่องจากต้องใช้เทคนิควิธีหลากหลายในการพัฒนาและใช้งานร่วมกันแบบผสมผสาน
1. การจัดซื้อซอฟแวร์
ในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติอาจใช้วิธีการพัฒนาขึ้นเองในทุกๆ เรื่อง
2.
ความต้องการของหน่วยงานเปลี่ยนแปลงไป
มีการเพิ่มหรือลดก่อนที่ได้กำหนดไว้ในแผนแม่บทสารสนเทศ
3.
การเปลี่ยนทางด้านวิทยาการเทคโนโลยีฮาร์ดแวร์
และซอฟต์แวร์ในเรื่องที่เกี่ยวข้องมีอยู่อย่างต่อเนื่องตลอดเวลา
4. ยังไม่มีการกำหนดมาตรฐานสากลในการเชื่อมต่อ
แลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน
5.
ความสามารถในการบีบอัดแฟ้มข้อมูลภาพ
และเสียงยังไม่มีประสิทธิภาพยังคงใช้เนื้อที่จัดเก็บสูง
6.
ระบบสำนักงานอัตโนมัติจำเป็นต้องใช้ระบบสื่อสารข้อมูลซึ่งหากต้องการประสิทธิภาพ
หมายถึง ซึ่งค่าใช้จ่ายซึ่งสูงขึ้นและยากต่อการควบคุมยิ่งขึ้น
7.
การสังเคราะห์เสียงจากข้อความตัวอักษรในแฟ้มข้อมูล
ยังขาดความถูกต้องและสมบูรณ์พอโดยเฉพาะภาษาไทย
8.
การวิเคราะห์ตัวอักษรไทย
ยังอยู่ในระยะการพัฒนาอัลกอลิทึมให้สามารถเข้าใจตัวอักษรไทยได้ถูกต้องยิ่งขึ้น
9. ความแตกต่างองระบบซอฟต์แวร์ประยุกต์และซอฟต์แวร์ปฏิบัติการแต่ละภาษา
จะมีรายละเอียดปลีกย่อยข้อมูล หน่วยความจำ หรือแม้แต่ฮาร์ดแวร์พิเศษแตกต่างกันไป
ข้อมูลเสนอแนะในการพัฒนาระบบสำนักงาอัตโนมัติ
จากข้อปัญหาที่มักจะพบในการพิจารณาระบบสำนักงานอัตโนมัติเพื่อแบ่งเบาปัญหาข้างต้นจึงมีแนวทางดังนี้
1.
เลือกซื้อซอฟต์แวร์หรือพัฒนาซอฟต์แวร์ซึ่งสมารถใช้งานได้บนระบบซอฟต์แวร์ปฏิบัติ
2.
ค่าใช้จ่ายของซอฟต์แวร์ที่จะพัฒนาจะต้องเสียค่าใช้จ่ายซอฟต์แวร์ควบคุม
หรือไม่เนื่องจากหน่วยปฏิบัติการอาจมีหลายจุดติดต่อ
3.
การมีเทคนิค/โปรแกรม ช่วยการพัฒนาระบบงาน
เพื่อช่วยในการสร้างต้นแบบระบบสำนักงานอัตโนมัติ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น