ความเป็นมาและวัตถุประสงค์

 ความเป็นมาของระบบสำนักงานอัตโนมัติ

       ในช่วงระยะเวลาเพียง 20 ปีที่ผ่านมา พบว่าพัฒนาการเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์คอมพิวเตอร์ และการสื่อสารที่ส่งผลต่อการเปลี่ยนแปลงและสภาพความเป็นอยู่ของมนุษย์ เป็นผลทำให้โลกพัฒนาเข้าสู่ยุคของข้อมูลข่าวสาร ปัจจุบันไม่ว่าจะอยู่ที่ส่วนใดของโลกก็สามารถติดต่อโทรศัพท์พูดคุยกันได้เสมือนนั่งอยู่เคียงข้างกัน พัฒนาการของการสื่อสารกำลังทำให้วิถีการทำงานบางอย่างของมนุษย์เปลี่ยนแปลงไป มีการใช้ข้อมูลข่าวสารมากขึ้น การแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารทำได้อย่างรวดเร็ว ด้วยเหตุนี้เองธุรกิจที่แข่งขันจำเป็นต้องใช้ข้อมูลข่าวสารเป็นจำนวนมาก เพื่อการตัดสินใจ และเพื่อให้บริการที่ต้องการความสะดวกรวดเร็ว  ยุคของสารสนเทศได้ก้าวหน้าและเป็นจริงเป็นจังมากขึ้น เราเริ่มรู้จักคำว่าเอทีเอ็มการใช้เครดิตการ์ด การสื่อสารผ่านบูเลตินบอร์ด อิเล็กทรอนิกส์เมล์ และอื่นๆ นอกจากนี้ยังได้ยินได้ฟังคำว่าโอเอ (OA) หรือระบบสำนักงานอัตโนมัติ ระบบตึกหรืออาคารอัจฉริยะ เป็นต้น บทบาทและความสำคัญของเทคโนโลยีกำลังก้าวเข้ามามีส่วนเกี่ยวข้องอย่างรวดเร็ว  หากมองให้ลึกลงไปอีกสักนิดพบว่า บนความสำเร็จของเทคโนโลยีทางด้านข่าวสารเกือบทุกประเภท อยู่บนฐานของเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และการสื่อสารข้อมูล จนมีผู้กล่าวว่ายุคสารสนเทศในปัจจุบันฝากไว้กับเทคโนโลยี C & C (Computer and Communication)
         ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automatic System หรือ OAS) หมายถึง  ระบบสารสนเทศที่ใช้บุคลากรน้อยที่สุดโดยอาศัยเครื่องมือแบบอัตโนมัติ และระบบสื่อสารเชื่อมโยง ข่าวสารระหว่างเครื่องมือเหล่านั้นเข้าด้วยกัน  OAS  มีจุดมุ่งหมายให้เป็นระบบที่ไม่ใช้กระดาษ ส่งข่าวสารถึงกันด้วยข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Interchange) แทน   ระบบสำนักงานอัตโนมัติเป็นงานที่ต้องทำอยู่เป็นประจำ หรืองานทั่วไป ที่สามารถพบได้ในองค์กรทุกประเภท เช่น การส่งจดหมาย การพิมพฺ์เอกสารายงาน หรือ การจัดตารางเวลา ซึ่งงานลักษณะนี้ ทำโดยระบบคอมพิวเตอร์อัตโนมัติ ผู้ใช้สารสนเทศประเภทนี้สามารถนำโปรแกรมประยุกต์เข้ามาช่วยงานแบบประจำได้  เช่น  โปรแกรมประมวลผลคำ (Word Processing)  สมุดบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ (Spreadsheet)  และโปรแกรมที่ใช้ติดต่อสื่อสารภายในและภายนอกองค์กร  และเพื่อรองรับการขยายระบบใหญ่มากขึ้น  ทำให้ระบบสำนักงานอัตโนมัติสามารถสร้างได้ด้วยโปรแกรมประยุกต์ (Application Software)  ที่มีขายตามร้านขายซอฟต์แวร์ระบบสำนักงานอัตโนมัตินี้มักถูกใช้งานโดยบุคคลทุกระดับในองค์กร ซึ่งมีรูปแบบการใช้งาน 2 ลักษณะ  คือ
1. รูปแบบของระบบงานพิมพ์และการประมวลผลทางอิเล็กทรอนิกส์  เช่น  การสื่อสารด้วยข้อความ รูปภาพ E-mail  Fax หรือ เสียง  เป็นต้น
2. รูปแบบของการประชุมทางไกลด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ เช่น การประชุมทางไกลแบบมีแต่เสียง (Audio Conferencing)  การประชุมทางไกลแบบมีทั้งภาพและเสียง (Video Conferencing)   เป็นต้น

วัตถุประสงค์ของระบบสำนักงานอัตโนมัติ        
        การจัดทำระบบสำนักงานอัตโนมัติจำเป็นต้องใช้เวลา ทรัพยากรมากมาย  แต่หลายหน่วยงานก็มีความคาดหวังที่จะพัฒนาองค์กรให้เป็นสำนักงานอัตโนมัติทั้งนี้เพื่อประโยชน์ดังนี้
     - เป็นเครื่องมืออำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงานต่างๆ ของสำนักงานให้มีความสะดวก
     - เป็นระบบต่อเนื่อง  มีรูปแบบที่ชัดเจนเป็นมาตรฐานสากล
     - ช่วยลดเวลาการจัดการงานในสำนักงานลง
     - ช่วยลดค่าใช้จ่ายการปฏิบัติงาน สำนักงานลง ในด้านแรงงาน เครื่องมือ สถานที่จัดเก็บเอกสาร
     - เพิ่มความสะดวกในการสืบค้นข้อมูล  และการบูรณาการข้อมูลจากแหล่งต่างๆ
     - ปรับปรุงวิถีปฏิบัติสำนักงานเป็นแบบโลกาวิวัฒน์หรือสำนักงานแบบเทียม (Virtual office)  ภารงาน ในสำนักงาน
     - เพิ่มโอกาสในการแข่งขันกับผู้แข่งขัน